Protocolo para la gestión y control del canal de denuncias

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1. Introducción

El Sistema interno de Información constituye el mecanismo interno establecido por VORONET, S.L. con la finalidad de que empleados, directivos y/u otras personas que estén vinculadas con VORONET, S.L. a través de otro tipo de relación jurídica, bien sean clientes o proveedores, puedan comunicar de forma confidencial posibles irregularidades, actos indebidos, comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de VORONET, S.L., que puedan darse dentro de la organización y que puedan conllevar algún tipo de responsabilidad penal, civil o administrativa (en adelante, el “Canal de comunicaciones”).

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La presente política de gestión del sistema interno de información tiene como objetivo establecer los principios generales del sistema interno de gestión, los derechos de los informantes, así como también el procedimiento y funcionamiento de la aplicación que gestionara dicho sistema dentro de la organización.

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El acceso y/o utilización del Canal de comunicaciones supone la aceptación plena y sin reservas por parte del Usuario de la presente política de gestión del canal de comunicación y de las condiciones de uso del software Factorial contratado para gestionar dicho canal.

Esta política será publicada en la página web https://www.voronet.org/

 

2. Marco legal y normativo

El marco normativo aplicable al canal de comunicaciones es:

• Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (Directiva Whistleblowing)

• Ley 2/2023, de 20 de febrero, Reguladora de la Protección de las Personas que Informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

• Ley Orgánica 10/1995 de 23 de noviembre del Código Penal.

• Reglamento (UE) 2016/670, General de Protección de datos.

• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.

 

3. Ámbito de aplicación

El ámbito objetivo se refiere a los temas o áreas sobre los que se podrán efectuar las comunicaciones a través del canal, como pueden ser por posibles infracciones penales, civiles, mercantiles, administrativas o tributarias cometidas por cualquier miembro de VORONET, S.L.

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En este punto se puede aclarar que las medidas de protección del denunciante también se aplicarán a los facilitadores, terceros relacionados con el denunciante, compañero/as de trabajo o familiares que puedan sufrir alguna clase de represalia.

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Quedan por tanto excluidas del ámbito material de aplicación del sistema interno de información aquellas comunicaciones relacionadas con cuestiones estrictamente laborales o de políticas de recursos humanos o relacionadas con el desempeño profesional. En esos casos, el asunto se derivará, si así corresponde, al Departamento de Personas. Asimismo, el proceso de notificación de comunicaciones a través del sistema interno de información no deberá ser utilizado para informar de eventos que presenten una amenaza inmediata para la vida o la propiedad. Cuando se requiera asistencia de emergencia, deberá comunicarse la situación a los servicios de emergencia.

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4. Órgano competente

En Voronet se ha designado un responsable del sistema interno de información, (Canal de comunicaciones) que será el encargado del seguimiento y cumplimiento del procedimiento de gestión del canal, así como el trámite y resolución de las comunicaciones.

Se ha habilitado un canal interno de información confidencial, protegido y que cumple con las exigencias de las más estrictas normativas en materia de protección a informantes y de protección de datos. Dicho canal interno es gestionado a través de la plataforma Factorial y se encuentra accesible desde la APP como de la Web de Voronet.

 

5. ¿En qué consiste el sistema interno de información?

El canal de comunicación permite informar sobre posibles actividades y situaciones ilícitas o irregulares, sin temor a las represalias y con las debidas medidas de protección y garantía.

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El personal podrá realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas, aunque el sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, y en todo caso las que impliquen quebranto económico para Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

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VORONET, S.L., ha designado un Responsable del Sistema Interno de Información, para garantizar la confidencialidad de los informantes estableciendo las medidas necesarias. Así como también para garantizar los derechos de la persona u personas afectadas, principalmente su presunción de inocencia.

Es conveniente recordar que el mejor canal de COMUNICACIÓN no puede desarrollar su efectividad si la organización no dispone de una cultura de integridad y cumplimiento que esté realmente implementada y que se viva de forma activa en la organización.

 

6. ¿Qué se considera una actividad ilícita?

De conformidad con lo que establece la normativa en esta materia, una actividad o comportamiento ilícito y/o ilegal se refiere a cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea (y por lo tanto que se encuadre en alguno de los tipos que establece el Código Penal español) u afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, así como las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

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En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

 

7. ¿Cuáles son los principios de actuación?

Los principios de actuación en los que se basa la presente Política de Sistema de información (Canal de comunicación) son los siguientes:

• Perseguir los estándares más altos de transparencia, ética y responsabilidad promoviendo la tolerancia cero frente a actuaciones irregulares, así como la lucha contra la corrupción.

• Respetar la legislación vigente de aplicación al ámbito de actuación de la entidad y, en concreto, su normativa interna.

• Impulsar la implicación del personal en la prevención y detección de actos ilícitos mediante la formación al personal sobre la materia, así como promover la difusión del “Canal de comunicación” como medio de informar sobre las conductas que puedan suponer un peligro para la entidad, así como cualquier conducta contraria a la legalidad.

• Crear una figura que coordine estas actuaciones, denominada el “Responsable del Sistema interno de información”.

• Facilitar la actuación del “Responsable del Sistema interno de información”, otorgándole los medios adecuados y herramientas necesarias para llevar a cabo su labor de forma óptima y eficaz, dotado de independencia y actuando de forma autónoma y diligente.

• Reaccionar de forma pronta y eficaz ante una denuncia de un hecho presuntamente delictivo y proceder a su investigación respetando los derechos tanto del informante como las personas afectadas y procurando evitar actuar de forma desproporcionada y discriminatoria a la hora de establecer cualquier otro tipo de medida.

• Poner en conocimiento de las autoridades competentes los presuntos delitos ofreciendo total cooperación en las posteriores investigaciones que puedan derivarse. El Responsable del Sistema interno de información deberá remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito; o bien a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

 

No gozarán de la protección prevista en la presente Política, aquellas personas que comuniquen o revelen:

» Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por alguna de las siguientes razones:

• Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.

• Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la Política.

• Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del responsable del sistema, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.

• Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones objeto de una comunicación anterior respecto de la cual hayan concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, el responsable del sistema notificará la resolución de manera motivada.

» Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.

» Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

» Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito material de la presente Política.

 

8. Confidencialidad y protección de datos personales.

8.1 Confidencialidad

VORONET velará por que no se revele la identidad de la persona que realice la comunicación a través del sistema interno de información habilitado, salvo que ésta preste su consentimiento de forma expresa. Dicho deber de confidencialidad implica que, salvo las personas específicamente autorizados para recibir, seguir o resolver las comunicaciones recibidas, nadie podrá conocer la identidad del comunicante ni cualquier otra información que se pueda deducir directa o indirectamente de su identidad.

 

Para garantizar tal confidencialidad, VORONET ha implementado las medidas técnicas y organizativas necesarias.

 

8.2 Protección de datos personales

Los datos personales tratados en aplicación de la presente política serán tratados por VORONET, Responsable de Tratamiento, con domicilio en C/Santa Anna 101, Nave A, 08290, Cerdanyola del Vallès, Barcelona, España, de conformidad con lo que establece la normativa sobre protección de datos personales.

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Los datos personales facilitados a través del sistema interno serán tratados con la finalidad de recepcionar y analizar las acciones u omisiones reportadas y, en su caso, decidir sobre si procede el inicio de una investigación sobre los hechos informados.

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VORONET, tratará los datos personales facilitados por el informante en cumplimiento de una obligación legal. Los datos especialmente protegidos, podrán ser tratados por VORONET por razones de interés público según el Reglamento (UE) 2016/679, Los datos personales recabados se conservarán de conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable en esta materia.

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9. Comunicaciones falsas

Se prohíben las comunicaciones falsas, tomando VORONET las medidas legales y disciplinarias que, en cada caso, se estimen oportunas.

 

10. Evaluación, revisión y control.

En cumplimiento de la normativa aplicable esta política será revisada periódicamente para garantizar su efectividad y relevancia. Se realizarán actualizaciones según sea necesario para abordar cualquier cambio en la legislación o en las mejores prácticas empresariales.

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A través del software de gestión Factorial se generarán informes de la gestión de las comunicaciones.

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Apreciamos el compromiso de cada miembro del equipo para mantener un ambiente laboral ético y saludable.

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